एक बैठक स्थापित करने के लिए, आपको सभी प्रतिभागियों को स्पष्ट और संक्षिप्त तरीके से विवरण संप्रेषित करना होगा। आपको यह बताना होगा कि बैठक कब होगी, यह कहां होगी और किन मुद्दों को शामिल किया जाएगा। यदि बैठक में किसी तैयारी या सामग्री की आवश्यकता हो तो नोट्स शामिल करें। अपने नियमित ईमेल या आउटलुक ऐप का उपयोग करें, बस सभी सबसे महत्वपूर्ण विवरण शामिल करना सुनिश्चित करें ताकि मेहमानों को पता चले कि क्या करना है।
कदम
विधि १ का ३: एक अच्छा विषय लिखना
चरण 1. बैठक में शामिल की जाने वाली तिथि और विषय के साथ एक संक्षिप्त और बहुत प्रासंगिक विषय लिखें।
इन विवरणों को डालने से लोगों को तुरंत पता चल जाता है कि बैठक कब होगी और इसमें क्या शामिल होगा, वह भी बिना ईमेल खोले। उदाहरण के लिए, "बैठक 12 अगस्त: नए रिपोर्टिंग दिशानिर्देश" लिखें।
चेतावनी:
यदि आप बैठक का विषय नहीं रखते हैं, तो लोग यह पूछकर जवाब देंगे कि क्या यह उनके विभाग को निर्देशित किया जाएगा या यदि उपस्थिति की आवश्यकता है। विषय पोस्ट करना पसंद करते हैं!
चरण 2. विषय में उपस्थिति की पुष्टि के लिए पूछें।
अगर आपको यह जानना है कि मीटिंग में कौन शामिल होगा, तो लोगों से यह पुष्टि करने के लिए कहें कि वे ईमेल के विषय में तुरंत शामिल हो जाएंगे। इस तरह, उन्हें पता चल जाएगा कि ईमेल खोलने से पहले उन्हें जल्द से जल्द जवाब देना होगा। आप लिख सकते हैं “शुक्रवार 06/10 | एचआर मीटिंग - कृपया उपस्थिति की पुष्टि करें।"
या "कृपया उपस्थिति की पुष्टि करें: 06/10 को एचआर मीटिंग।"
चरण 3. बताएं कि क्या यह ईमेल की विषय पंक्ति में एक आपातकालीन बैठक है।
यदि संबोधित किया जाने वाला मुद्दा अत्यावश्यक है या त्वरित कार्रवाई की आवश्यकता है और बैठक को तुरंत आयोजित करने की आवश्यकता है, तो इस अत्यावश्यकता को ईमेल की विषय पंक्ति में रखें। उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा लिख सकते हैं जैसे “आपातकालीन बैठक | सोमवार 03/31: साइबर सुरक्षा।
यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि यह एक आपात स्थिति है और यह इंगित करें कि बैठक में क्या चर्चा की जाएगी।
चरण 4. संकेत दें कि क्या उपस्थिति की आवश्यकता है या सुझाव दिया गया है।
यदि आप एक बड़ी कंपनी के लिए काम करते हैं, तो सभी बैठकों में कुछ कर्मचारियों की आवश्यकता नहीं हो सकती है। इंगित करें कि किस विभाग की बैठक पहले से ही विषय पर प्रासंगिक होगी, या कहें कि प्राप्तकर्ताओं को भाग लेने की आवश्यकता है या नहीं। उदाहरण के लिए, आप "अनिवार्य मीटिंग डिपार्टमेंट मार्केटिंग 6/10" डाल सकते हैं।
यदि बैठक अनिवार्य नहीं है, तो आप कुछ इस तरह लिख सकते हैं: “सुझाई गई बैठक 06/10 को होगी। विषय कुशल अनुसंधान रणनीति है।"
चरण 5. सब्जेक्ट में पूरे शब्द लिखें ताकि कोई भ्रमित न हो।
संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करना एक अच्छे विचार की तरह लग सकता है, लेकिन वे पूरे शब्दों की तरह विशिष्ट नहीं हैं और लोगों को भ्रमित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "अट" स्थिति के आधार पर "ईमानदारी से" या "ध्यान" हो सकता है।
"आरएच", "सीएफओ" या "बुध" जैसे सामान्य शब्दों का उपयोग करना ठीक है। (संक्षिप्त बुधवार)।
विधि २ का ३: ईमेल के मुख्य भाग को रेखांकित करना
चरण 1. एक संक्षिप्त, मैत्रीपूर्ण परिचय और संक्षिप्त टिप्पणी लिखें।
यदि आप किसी बड़ी कंपनी के लिए काम करते हैं और आप अभी तक सभी को नहीं जानते हैं, तो अपना परिचय दें। इस संक्षिप्त परिचय में यह जोड़ना भी महत्वपूर्ण है कि क्या लोगों को बैठक में कोई दस्तावेज या सामग्री लाने की आवश्यकता है।
परिचय को अधिक व्यक्तिगत या कार्य के लिए प्रासंगिक बनाएं। उदाहरण के लिए "टीम में सभी को नमस्कार! मैं अगले हफ्ते नए शो के लॉन्च को लेकर उत्साहित हूं!"
युक्ति:
मीटिंग में जाने से पहले लोगों को क्या लाना है या क्या खत्म करना है, इसका रिमाइंडर पोस्ट करें। उदाहरण के लिए, "अनुस्मारक: कृपया अपनी अद्यतन आपूर्तिकर्ता संपर्क सूची की चार मुद्रित प्रतियां लाएं।"
चरण 2. बैठक की तारीख और समय एक अलग लाइन पर दर्ज करें ताकि इसे हाइलाइट किया जा सके।
चूंकि यह जानकारी लोगों के बैठक में भाग लेने में सक्षम होने के लिए आवश्यक है, इसलिए इसे स्पष्ट करना और बाकी पाठ से अलग करना सबसे अच्छा है। ऊपर और नीचे दोनों के अलावा दो पंक्तियाँ दें और टेक्स्ट को बोल्ड करें।
- उदाहरण: "6 अक्टूबर, सुबह 10:30 बजे से 11:45 बजे तक।"
- यदि बैठक ऑनलाइन है, तो समय क्षेत्र को सूचित करें ताकि दूर के लोग गलत संचार के कारण बैठक से न चूकें। "6 अक्टूबर, सुबह 10:30 बजे से 11:45 बजे (पूर्वी समय)" रखें।
स्टेप 3. तारीख और समय के बाद लोकेशन डालें।
स्थान को दिनांक और समय के रूप में प्रमुख बनाएं, खासकर यदि बैठक एक नए, कठिन-से-खोज स्थान पर होगी या यदि आप जानते हैं कि कुछ मेहमान उस स्थान को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं। यदि मीटिंग वर्चुअल है (चाहे वह लाइव फ़ोरम हो या वीडियो चैट), आसान पहुँच के लिए फ़ोरम लिंक या वीडियो लिंक प्रदान करें।
जगह कहां है, यह बताते समय, सुनिश्चित करें कि सब कुछ विस्तृत है। उदाहरण के लिए: "कृपया टिमरेन भवन के कमरे 592 में बैठक में भाग लें (अव. फारिया लीमा, 3240)। कमरा 592 इमारत के दूसरे तल पर है। लिफ्ट को भूतल पर ले जाएं और 12वीं मंजिल तक जाएं और फिर 59वीं मंजिल पर जाने के लिए दक्षिण विंग (अपनी बाईं ओर) में लिफ्ट का उपयोग करें।
चरण 4. बैठक का उद्देश्य बताएं।
प्रतिभागियों को बताएं कि बैठक का उद्देश्य क्या है। एक छोटा शेड्यूल रखने से लोगों को यह जानने में मदद मिलती है कि उन्हें दिन से पहले क्या करना है। आप बस विषय पोस्ट कर सकते हैं (जैसे "साइबर सुरक्षा पर अपडेट") या निम्नलिखित की तरह एक शेड्यूल पोस्ट करें:
- 10:30-10:45: प्रोजेक्ट अपडेट साझा करना।
- 10:45-11:10: व्यवहार्य प्रस्तावों की तुलना करना और चुनना।
- ११:१०-११:३०: विचार-मंथन और लक्ष्य लॉन्च करना।
चरण 5. व्याकरण की त्रुटियों या गलत जानकारी को ठीक करने के लिए ईमेल की समीक्षा करें।
सबसे महत्वपूर्ण बातें बैठक की तारीख, समय और स्थान हैं। आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि यह जानकारी सही है! यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपने वह सब कुछ लिखा है जिसकी आपको आवश्यकता है, परिचय, शेड्यूल या अन्य अनुभागों की भी समीक्षा करें।
यह सुनिश्चित करने के लिए ईमेल को जोर से पढ़ें कि वाक्य समझने में आसान हैं और भेजने से पहले संक्षिप्त हैं।
विधि 3 का 3: आउटलुक या अन्य एकीकृत कैलेंडर एप्लिकेशन का उपयोग करना
चरण 1. आउटलुक में "होम" टैब में "नई बैठक" पर क्लिक करें।
यदि आपकी कंपनी आउटलुक जैसे बिल्ट-इन कैलेंडर के साथ संचार डेटाबेस का उपयोग करती है, तो मीटिंग शेड्यूल करने के लिए इस टूल का उपयोग करें। जिन लोगों के साथ आप काम करते हैं, उनके संपर्क में रहने का यह अक्सर सबसे अच्छा तरीका होता है।
यदि आपकी कंपनी आउटलुक या ऐसा कुछ भी उपयोग नहीं करती है, तो कंपनी द्वारा प्रदान किए गए ईमेल का उपयोग मीटिंग आमंत्रण भेजने के लिए करें।
चरण 2. “शेड्यूलिंग सहायक” विंडो में दिनांक और समय चुनें।
नई मीटिंग बनाने के बाद, स्क्रीन पर कैलेंडर विंडो खुल जाएगी। "शेड्यूलिंग सहायक" पर क्लिक करें और बैठक के लिए उपलब्ध तिथि और समय का चयन करें।
जांचें कि सभी प्रतिभागी उस दिन और समय पर उपलब्ध होंगे। आपकी कंपनी द्वारा उपयोग किए जाने वाले एप्लिकेशन के आधार पर, आपको अपनी देखने की सेटिंग को समायोजित करना पड़ सकता है ताकि आप सभी का शेड्यूल (अपने स्वयं के अलावा) देख सकें।
चरण 3. प्रतिभागियों को उनके नाम लिखकर या पता पुस्तिका का उपयोग करके जोड़ें।
मैन्युअल रूप से नाम दर्ज करने के लिए टेक्स्ट बार पर क्लिक करें या पता पुस्तिका के माध्यम से नीचे स्क्रॉल करें और वहां से नामों का चयन करें। अन्य लोगों की उपलब्धता की जांच करने के लिए "शेड्यूलिंग सहायक" फ़ंक्शन का उपयोग करें।
यदि लोग उपलब्ध नहीं हैं, तो उनके नाम हाइलाइट कर दिए जाएंगे। उपस्थित लोगों के शेड्यूल को बेहतर ढंग से समायोजित करने के लिए विज़ार्ड समय अनुशंसाएँ भी दिखाएगा।
चरण 4. मीटिंग के लिए प्रारंभ और समाप्ति समय दर्ज करें।
सुनिश्चित करें कि तिथि आपके द्वारा पहले चुनी गई तिथि से मेल खाती है और आपको आवश्यक परिवर्तन करने के लिए कैलेंडर बटन पर क्लिक करें। समय विकल्पों के दाईं ओर नीचे तीरों का उपयोग करें और चुनें कि बैठक किस समय शुरू होगी और किस समय समाप्त होगी।
अंत समय देना लोगों के समय का सम्मान करने का एक तरीका है, क्योंकि इससे उन्हें यह जानने में मदद मिलती है कि उन्हें क्या उम्मीद करनी है और उन्हें यह योजना बनाने की अनुमति देता है कि वे बैठक में कैसे जाएंगे या उस दिन उनके बाकी कार्यों के संबंध में खुद को व्यवस्थित करेंगे।
चरण 5. स्क्रीन के शीर्ष पर "मीटिंग" टैब के अंतर्गत "अपॉइंटमेंट" पर क्लिक करें।
जब आप क्लिक करते हैं, तो आपको सामान्य अपॉइंटमेंट स्क्रीन पर वापस ले जाया जाएगा और आप उस मीटिंग को देख सकते हैं जिसे आपने अभी बुक किया है। यहां विषय, स्थान और अन्य नोट्स शामिल करें।
यदि आप स्क्रीन पर अपनी मीटिंग नहीं देखते हैं, तो वापस जाएं और प्रक्रिया को फिर से करें।
चरण 6. अपने विषय, स्थान और अन्य प्रासंगिक जानकारी में विशिष्ट रहें।
उपस्थित लोगों को संक्षेप में बताएं कि मीटिंग किस बारे में है (उदाहरण के लिए, "आगामी उत्पाद के लिए परीक्षण")। अच्छी तरह से समझाएं कि वह स्थान भी कहाँ है और यदि वह सामान्य स्थान नहीं है या उसे खोजना मुश्किल है तो वहाँ कैसे पहुँचें, इस बारे में निर्देश दें। प्रासंगिक नोट जोड़ें (जैसे कि लोगों को क्या लाना है)।
- स्थान का पता दर्ज करें, भले ही आपको लगता हो कि मेहमान पहले से ही जानते हैं कि वह कहां है।
- पूरा होने पर "सबमिट" पर क्लिक करें।
युक्ति:
ऐसे विषय डालने से बचें जो बहुत अस्पष्ट हों, जैसे कि "विचार-मंथन", क्योंकि इससे लोगों को निश्चित रूप से पता नहीं चलता कि बैठक का उद्देश्य क्या है। "नए उत्पाद के लिए विचार-मंथन करने वाले आपूर्तिकर्ता" जैसी चीज़ों को प्राथमिकता दें
टिप्स
- ईमेल या आमंत्रण की समीक्षा करें और इसे यथासंभव संक्षिप्त और सीधा छोड़ दें।
- पेशेवर और मैत्रीपूर्ण भाषा का प्रयोग करें।
- एक बार जब आप सब कुछ भरना समाप्त कर लें, तो वापस जाएं और प्राप्तकर्ता सूची की समीक्षा करके सुनिश्चित करें कि आमंत्रित किए जाने वाले सभी लोग इस पर हैं।
- यदि आप चाहते हैं कि वे सभी प्राप्तकर्ताओं को दिखाई न दें तो "गुप्त प्रति:" पंक्ति पर पते दर्ज करें।
नोटिस
- किसी तिथि, समय और स्थान के बिना निमंत्रण या ई-मेल न भेजें ताकि लोगों को निराश न करें या इस जानकारी के लिए पूछने वाली प्रतिक्रियाओं की बाढ़ न आए।
- सब कुछ बड़े अक्षरों में न लिखें, क्योंकि इसे चीखने के बराबर माना जाता है और यह गैर-पेशेवर है।