कुछ बिंदु पर, अधिकांश लोगों को कुछ मांगते हुए एक पत्र लिखना पड़ता है। चाहे वह धर्मार्थ योगदान हो, छूटी हुई परीक्षा देने का मौका हो, अपने क्षेत्र के किसी विशेषज्ञ के साथ बैठक हो, या आपके द्वारा लिखी जा रही रिपोर्ट के लिए आवश्यक दस्तावेज़, इन पत्रों को लिखने की शैली वही रहती है। अपने अनुरोध पत्र को अधिक पेशेवर और विश्वसनीय बनाने के लिए इन निर्देशों का पालन करें।
कदम
3 का भाग 1: लिखने की तैयारी
चरण 1. सबसे महत्वपूर्ण विचारों को इकट्ठा करें।
एक स्पष्ट और प्रभावी कवर लेटर लिखने के लिए यह महत्वपूर्ण है कि आपको अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों की स्पष्ट समझ हो।
- यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका है कि इन विषयों पर आपके विचार स्पष्ट हैं, कोरे कागज के तीन टुकड़े प्राप्त करें और उन पर "मैं यह पत्र क्यों लिख रहा हूँ", "इस पत्र का उद्देश्य" और "अन्य विचार" लेबल करें।
- विवरण के बारे में बहुत अधिक चिंता किए बिना, कुछ मिनटों का समय लें और कागज के इन तीन टुकड़ों पर अपने विचार लिखें। सूची बनाएं और उस स्थिति के बारे में आपके बड़े विचारों पर चर्चा करें जिसने आपको पत्र लिखने के लिए प्रेरित किया, चाहे आप इससे जो चाहते हैं उसे प्राप्त करने जा रहे हैं, और कोई अन्य महत्वपूर्ण जानकारी जिसकी आपको आवश्यकता हो सकती है।
चरण 2. अपने दर्शकों पर विचार करें।
अपने पत्र के लिए सही स्वर सेट करने के लिए आवश्यक है कि आप उन श्रोताओं को समझें जिन्हें आप लिख रहे हैं। अपनी प्रारंभिक प्रेरणा के बाद, कागज के दूसरे टुकड़े पर लिखें कि आप पत्र के प्राप्तकर्ता के बारे में क्या जानते हैं।
- उदाहरण के लिए, इस व्यक्ति की स्थिति क्या है, वह आपकी किस प्रकार सहायता कर सकता है? क्या वह व्यक्ति आपके अनुरोध पर अंतिम निर्णय ले सकता है, या यह निर्णय ले सकता है कि आपका अनुरोध किसी उच्च अधिकारी को दिया जाए या नहीं?
- आपके द्वारा लिखे जा रहे संदेश के प्राप्तकर्ता के ज्ञान पर विचार करना भी एक अच्छा विचार है। यदि पाठक उस विषय में अच्छी तरह से वाकिफ नहीं है जिसके बारे में आप लिख रहे हैं, तो इसके लिए एक अलग प्रकार के लेखन की आवश्यकता होगी (अर्थात सरल भाषा का उपयोग करना और अधिक पृष्ठभूमि की जानकारी सहित) यदि आपका प्राप्तकर्ता पहले से ही इस विषय का विशेषज्ञ है।
चरण 3. एक रूपरेखा तैयार करें।
इससे पहले कि आप वास्तव में पत्र लिखना शुरू करें, अपने विचारों को तार्किक, सुसंगत क्रम में व्यवस्थित करने के लिए एक रूपरेखा तैयार करें।
उन मुख्य बिंदुओं पर विचार करें जिन्हें आप संबोधित करना चाहते हैं और उन छोटे बिंदुओं पर विचार करें जिनका उपयोग आप उन बिंदुओं का समर्थन करने के लिए करेंगे। सुनिश्चित करें कि आपके विचार इस तरह से व्यवस्थित हैं जो आपके पाठक को समझ में आता है।
3 का भाग 2: एक मसौदा लिखना
चरण 1. उचित प्रारूप का प्रयोग करें।
एक व्यावसायिक पत्र के सही और पेशेवर प्रारूप में अपना पत्र लिखना सकारात्मक पहली छाप बनाने का एक अच्छा तरीका है।
- ऊपरी बाएँ कोने में, आपको पहले, अपना पूरा पता, दूसरा, दिनांक, और तीसरा, प्रेषक का पूरा पता शामिल करना होगा। उनमें से प्रत्येक के बीच रिक्त स्थान की रेखा नहीं होनी चाहिए।
- आप प्राप्तकर्ता के पते के बाद एक विषय पंक्ति भी शामिल कर सकते हैं, लेकिन यह वैकल्पिक है।
चरण 2. अभिवादन से प्रारंभ करें।
अपने पत्र का मुख्य पाठ उचित सम्मानजनक अभिवादन के साथ प्रारंभ करें।
- यदि आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं, तो आप उनके पहले नाम का उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, "कैरो रेनाटो"। अन्यथा, आपको उस व्यक्ति के उपनाम और उचित शीर्षक का उपयोग करना चाहिए (जैसे डॉ., महोदय, महोदया)।
- यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं, तो "प्रिय महोदय या महोदया," या "जिससे यह संबंधित हो सकता है" जैसे अभिवादन का उपयोग करें।
चरण 3. एक परिचयात्मक अनुच्छेद लिखें।
किसी भी अनुरोध पत्र के पहले पैराग्राफ में, आपको स्पष्ट रूप से अपना परिचय देना होगा और पत्र के उद्देश्य को संक्षेप में बताना होगा, उदाहरण के लिए, "मैं इस उम्मीद में लिख रहा हूं कि आप चैरिटी फंड में योगदान करने पर विचार करेंगे।
- यदि पत्र के प्राप्तकर्ता के साथ आपकी कोई पूर्व बातचीत हुई है, तो शुरुआती पैराग्राफ भी उन्हें प्रकृति या उनके जुड़ाव, या आपके द्वारा अतीत में किए गए संपर्क की याद दिलाने के लिए एक अच्छी जगह है।
- उदाहरण के लिए: "मैं आपके नाटक 101 कक्षा में एक छात्र हूं", या "मैं चैरिटी फंड का अध्यक्ष हूं, एक ऐसा संगठन जिसे आपने पिछले 10 वर्षों से उदारतापूर्वक मदद की है", या "मैंने पिछले महीने आपसे संपर्क किया था। आपके मनोरंजन पार्क के लिए एक क्लास ट्रिप"।
- संबंध स्थापित करना न केवल प्राप्तकर्ता के लिए सहायक होता है, बल्कि यह आपके साथ रिश्तेदारी की भावनाओं को भी बढ़ावा दे सकता है, जिससे आपके अनुरोध को स्वीकार किए जाने की संभावना बढ़ सकती है।
चरण 4. शरीर के लिए एक अनुच्छेद लिखें।
यह (या ये) आपके आदेश के बारे में अतिरिक्त संदर्भ और जानकारी और अधिक विशिष्ट विवरण प्रदान करेगा। यह आपके लिए यह स्पष्ट करने का अवसर है कि आप वास्तव में क्या मांग रहे हैं और आपका अनुरोध क्यों स्वीकार किया जाना चाहिए।
- पूर्ण हो लेकिन संक्षिप्त हो। आपको स्पष्ट रूप से स्पष्ट करना चाहिए कि आप क्या मांग रहे हैं और विषय क्यों विचार करने योग्य है, लेकिन पाठक आपके जीवन की कहानी को पढ़ना नहीं चाहेगा।
- आप जो मांग रहे हैं उसके बारे में प्रत्यक्ष और विशिष्ट रहें। प्राप्तकर्ता को कोई संदेह नहीं होना चाहिए कि आप क्या चाहते हैं। उदाहरण के लिए: "मुझे आशा है कि आप इस वर्ष अपने उदार योगदान को दोहराने पर विचार करेंगे", या "मैं सम्मानपूर्वक इस अनुरोध को फिर से सबमिट करने के अवसर का अनुरोध करूंगा"।
- विनम्र रहें और पाठक के लिए उपयुक्त स्वर का प्रयोग करें।
- वास्तविक बनें और अपनी भावनाओं पर नियंत्रण रखें। यदि आपको किसी मुद्दे के बारे में अपनी भावनाओं पर चर्चा करनी है, तो वास्तव में भावनात्मक होने के बजाय इसे बताएं, उदाहरण के लिए, "जब मैंने अपना ग्रेड देखा तो मैं वास्तव में निराश था", न कि "मैं वास्तव में इस श्रृंखला का दीवाना हूँ!"
चरण 5. एक समापन अनुच्छेद लिखें।
अपने अंतिम पैराग्राफ में, आपको अपने प्राप्तकर्ता को किसी भी प्रासंगिक प्रतिबंध से अवगत कराना चाहिए और उनके अनुरोध पर विचार करने के लिए अपना आभार भी व्यक्त करना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, यदि आप जानकारी का अनुरोध करने के लिए लिख रहे हैं या किसी ऐसे व्यक्ति के साथ बैठक जो किसी निश्चित तिथि से पहले होनी चाहिए, तो किसी भी काम के लिए विनम्रतापूर्वक इसे निष्कर्ष में स्पष्ट करें।
- यहां तक कि अगर आपका प्राप्तकर्ता अंततः आपके अनुरोध को स्वीकार नहीं करेगा, यह तथ्य कि उन्होंने आपके पत्र को पढ़ने और आपकी इच्छाओं पर विचार करने के लिए समय लिया, धन्यवाद के योग्य है।
चरण 6. एक क्लोजर जोड़ें।
अंत में, आपके पत्र को एक उचित और विनम्र समापन की आवश्यकता है। अच्छे विकल्पों में "सम्मानपूर्वक", "ईमानदारी से" या "मेरी शुभकामनाएं" शामिल हैं, इसके बाद आपका नाम आता है।
- यदि आप एक भौतिक पत्र भेज रहे हैं, तो समापन और अपने टाइप किए गए नाम के बीच खाली जगह की चार पंक्तियाँ छोड़ दें। इस स्पेस में पेन में अपना नाम साइन करें।
- यदि आप अपनी लिखावट में लिख रहे हैं, तो यह जानकारी आपके बंद होने के बाद आनी चाहिए, उदाहरण के लिए, "परिशिष्ट: 2"।
भाग ३ का ३: पत्र समाप्त करना
चरण 1. आराम करो।
अपने पत्र का पहला मसौदा समाप्त करने के बाद, यदि समय हो तो इसे कुछ दिनों के लिए अलग रख दें। जब आप इस पर वापस लौटेंगे तो यह आपको इस पर एक अलग दृष्टिकोण देगा।
चरण 2. पत्र की समीक्षा करें और फिर से लिखें।
यह सुनिश्चित करने के लिए कृपया ध्यान से पढ़ें कि आपका लेखन स्पष्ट है, अच्छी तरह से प्रवाहित होता है, और भाग 1 में आपके द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को पूरा करता है। कोई भी आवश्यक संशोधन करें।
अपने लेखन का आकलन करने का एक अच्छा तरीका पत्र को जोर से पढ़ना है। इससे आपको किसी भी छूटे हुए शब्दों को खोजने में मदद मिलेगी और आम तौर पर यह समझ में आ जाएगा कि क्या भाषा अच्छी तरह से बहती है और सही स्वर पर प्रहार करती है।
चरण 3. अंतिम स्केच को ठीक करें।
एक बार जब आप सभी पृष्ठभूमि संपादन कर लेते हैं, तो पहली बार की गई किसी भी वर्तनी और व्याकरण संबंधी गलतियों की जांच के लिए पत्र पर एक और नज़र डालें।
यह एक अच्छा विचार है कि किसी ने उस उद्देश्य के लिए भी आपका पत्र पढ़ा। अपनी गलतियों को नजरअंदाज करना ज्यादा आसान है।
चरण 4. अपना पत्र भेजें।
अपने प्राप्तकर्ता को अपना पत्र भेजें। मामले का समाधान होने तक अपने रिकॉर्ड की एक प्रति रखना सुनिश्चित करें।
टिप्स
- अपने आदेश को यथासंभव आसान बनाएं, यह स्पष्ट करें कि आपका प्राप्तकर्ता आपकी सहायता करने के लिए क्या कर सकता है, और कोई भी जानकारी प्रदान करें जो आपके आदेश को देने में उनके लिए सहायक हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप अनुशंसा पत्र मांग रहे हैं, तो अपने रेज़्यूमे को शामिल करने पर विचार करें।
- साथ ही, अपने पत्र के मुख्य बिंदु पर रखना सुनिश्चित करें। बहुत अधिक जानकारी, खासकर जब वह पाठक के लिए मूल्यवान न हो, विचलित करने वाली और भ्रमित करने वाली हो सकती है।
- विश्वास के साथ अपना आदेश दें और आश्वस्त रहें, लेकिन मांग न करें।
नोटिस
- खराब वर्तनी और व्याकरण किसी पत्र को बहुत नुकसान पहुंचा सकते हैं। यह आपके पाठक के लिए विचलित करने वाला हो सकता है और यह धारणा बना सकता है कि आप इसे ठीक करने के लिए अपने आदेश की पर्याप्त परवाह नहीं करते हैं। हमेशा सही, और जब भी संभव हो अपने पत्र को देखने के लिए दूसरा पाठक प्राप्त करें।
- अपने पाठक को भावनात्मक दलीलों, धमकियों या अवास्तविक वादों के साथ हेरफेर करने की कोशिश न करें। इस प्रकार की अपीलों से आपके पाठक को उन्हें मनाने की अपेक्षा ठेस पहुंचने की संभावना अधिक होती है।