फोन का जवाब देते समय मैत्रीपूर्ण और विनम्र शिष्टाचार रखना महत्वपूर्ण है, खासकर यदि आप किसी अजनबी से या कार्यस्थल पर बात कर रहे हैं। फोन का जवाब देते समय, यह जानना महत्वपूर्ण है कि क्या कहना है ताकि आप गलत तरीके से बातचीत शुरू न करें। स्पष्ट रूप से बोलें, कॉल पर ध्यान केंद्रित करें और यदि आप काम पर हैं तो पेशेवर बने रहें।
कदम
विधि 1 में से 3: पेशेवर लीड से निपटना
चरण 1. दो या तीन अंगूठियों के बाद उत्तर दें।
काम पर कॉल का जवाब देते समय, फोन को दो या तीन बार बजने दें। यदि आप इसे इससे अधिक खेलने देते हैं, तो व्यक्ति अधीर हो सकता है और महसूस कर सकता है कि उनकी उपेक्षा की जा रही है।
दूसरी ओर, पहली अंगूठी के बाद जवाब देना भी आदर्श नहीं है, क्योंकि यह व्यक्ति को आश्चर्यचकित कर सकता है।
चरण 2. एक पेशेवर ग्रीटिंग तैयार करें।
यदि आप कार्यालय में फोन का जवाब देने जा रहे हैं, तो आप हमेशा यह नहीं बता पाएंगे कि लाइन के दूसरे छोर पर कौन है। यह आपका बॉस, ग्राहक, आपका कोई सहकर्मी या कोई गलती भी हो सकती है।
- एक पेशेवर अभिवादन, जैसे "सुप्रभात" या "मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं? बातचीत अच्छी तरह से शुरू करने के लिए पर्याप्त है।
- यहां तक कि अगर आपके पास कॉलर आईडी है और लगता है कि यह एक सहकर्मी है, तो यह कोई और व्यक्ति हो सकता है जो उनकी जगह पर कॉल कर रहा हो। "बोलो!" के साथ उत्तर दें। बुरा प्रभाव डाल सकता है।
चरण 3. अपनी और अपने संगठन की पहचान करें।
कार्य कॉल के लिए, अपना नाम और कंपनी का नाम कहकर फ़ोन का उत्तर देना अधिक उपयुक्त है। उदाहरण के लिए, कहें "नेशनल बैंक को कॉल करने के लिए धन्यवाद। मेरा नाम जोआओ है, मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूँ?"।
कई कार्यालयों की अपनी सेवा की स्क्रिप्ट होती है, इसलिए कंपनी द्वारा लगाए गए नियमों का पालन करें। यदि संदेह है, तो पर्यवेक्षक से बात करें।
चरण 4. विनम्रता से पूछें कि कौन बोल रहा है यदि आप नहीं जानते हैं।
आम तौर पर लोग खुद को पहचानने के अलावा यह भी बताते हैं कि वे कॉल क्यों कर रहे हैं। यदि आपके पास कॉलर आईडी नहीं है, नंबर नहीं पता है, या दूसरे व्यक्ति ने क्या कहा है, यह समझ में नहीं आता है, तो पूछें "कृपया, कौन बात कर रहा है?"
जब व्यक्ति स्वयं की पहचान करे, तो उसके द्वारा प्रदान की गई उपाधि के अनुसार उसके साथ व्यवहार करना शुरू करें। यदि वह अपना पहला और अंतिम नाम बोलती है और आप अधिक पेशेवर बनना चाहते हैं, तो उसे उसके अंतिम नाम से बुलाएं।
चरण 5. हैंडसेट के करीब बोलें।
फोन को हल्के से अपने गाल के सामने रखें और सीधे फोन में बोलें, जो आपके मुंह के अनुरूप होना चाहिए। फ़ोन को अपने मुँह के बहुत पास रखने या ज़ोर से बात करने की चिंता न करें।
अगर वह व्यक्ति आपको जोर से बोलने के लिए कहे, तो अपनी आवाज थोड़ी उठाएं। अन्यथा, सामान्य रूप से बोलें।
चरण 6. कठबोली या अपवित्रता के प्रयोग से बचें।
जब आप काम पर फोन पर बात करते हैं, तो आप कंपनी का प्रतिनिधित्व कर रहे होते हैं। विनम्रता से बोलें और अपशब्दों, अपशब्दों या भाषा व्यसनों के प्रयोग से बचें। भले ही बातचीत आक्रामक मोड़ ले ले, अपना संयम बनाए रखें और विनम्र रहें।
बेशक, अगर आप दोस्तों के साथ अपने निजी फोन पर बात कर रहे हैं, तो आप अनौपचारिक हो सकते हैं और व्यक्तिगत रूप से बोल सकते हैं।
विधि 2 का 3: घर पर व्यक्तिगत कॉल का उत्तर देना
चरण 1. शांत वातावरण में फोन पर बात करें।
अगर आप शोरगुल वाले माहौल में हैं, तो फोन का जवाब देने के लिए किसी शांत जगह पर जाएं या अपने संगीत या टेलीविजन पर आवाज कम कर दें। पंक्ति के दूसरे छोर पर व्यक्ति को सुनने के लिए वातावरण को पर्याप्त रूप से शांत करने की आवश्यकता है।
एक शांत वातावरण आपको कॉल करने वाले पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देगा।
चरण 2. फोन का जवाब देने से पहले आप जो कर रहे हैं उसे रोकें।
उत्तर देने से पहले अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए कुछ समय निकालें। विचलित न हों, नहीं तो आपके बीच संवाद टूट सकता है। यदि आप विकर्षणों से मुक्त हैं, तो व्यक्ति को लगेगा कि आप उन्हें अपना पूरा ध्यान दे रहे हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप अपने कंप्यूटर पर टाइप कर रहे थे या फोन बजने पर किताब पढ़ रहे थे, तो कॉल का जवाब देने के लिए कार्यों को स्थगित कर दें।
चरण 3. कहो "नमस्ते?
"एक सुखद स्वर में। यदि आप नहीं जानते कि कौन बोल रहा है या आईडी पर नंबर को नहीं पहचानते हैं, तो "सैमुअल स्पीकिंग" कहें। अधिक औपचारिक उत्तर के लिए, उदाहरण के लिए "Residência dos Oliveira" कहें।
यदि आप कॉलर आईडी पर देखते हैं कि कॉल किसी मित्र या रिश्तेदार की ओर से है, तो बेझिझक कहें "हाय टॉम! ठीक है?"।
चरण ४. जिस व्यक्ति से आप बात करना चाहते हैं, वह उपलब्ध नहीं होने की स्थिति में आप जिस किसी से भी बात कर रहे हैं उसकी जानकारी प्राप्त करें।
कहो "क्षमा करें, श्रीमती ओलिवेरा इस समय यहाँ नहीं हैं। एक संदेश छोड़ना चाहते हैं?"। नोटपैड में और सुपाठ्य लिखावट में व्यक्ति का नाम, टेलीफोन नंबर और कॉल का कारण लिखें।
यदि आपके पास नोटबुक नहीं है, तो उस व्यक्ति से कुछ क्षण प्रतीक्षा करने के लिए कहें, जब तक कि आपको नोट्स लेने के लिए पेन और पेपर न मिल जाए।
विधि 3 का 3: सेल फ़ोन कॉल का उत्तर देना
चरण 1. एक अनुकूल स्वर के साथ उत्तर दें।
जब आप अपने सेल फोन का जवाब देते हैं, तो कॉलर आईडी संभावित रूप से दिखाएगा कि कौन कॉल कर रहा है। कुछ ऐसा कहो "हाय, लुइसा! ठीक है?"। नंबर अज्ञात या निजी होने पर भी दोस्ताना तरीके से जवाब देना जरूरी है। हैलो कहें? कौन बातचीत कर रहा है?"।
चूंकि सेल फोन घरों या व्यवसायों में कॉल की तुलना में अधिक अनौपचारिक होते हैं, इसलिए उत्तर देते समय आपको अपना नाम कहने की आवश्यकता नहीं होती है।
चरण 2. कॉल का कारण पूछें।
यदि आप उस व्यक्ति को नहीं जानते हैं, तो विनम्रता से पूछें, जैसे "मैं आपके लिए क्या कर सकता हूँ?" या "मैं आज आपकी कैसे मदद कर सकता हूँ?" यदि आप उस व्यक्ति को जानते हैं, तो आप एक साधारण सा कह सकते हैं “क्या चल रहा है? ठीक है?"।
यहां तक कि अगर आप जानते हैं कि कौन बुला रहा है, असभ्य होने से बचें। मत कहो "क्या?" या "अब आप क्या चाहते हैं?"
चरण 3. सामान्य स्वर में स्पष्ट रूप से बोलें।
जोर से या दूरी वाले शब्दों के साथ बोलने की जरूरत नहीं है। इसके बजाय, अपनी सामान्य गति से स्पष्ट रूप से बोलें। यदि आप चिल्लाते हैं या अजीब तरह से बोलते हैं, तो पंक्ति के दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति सोच सकता है कि आप गुस्से में हैं या कुछ गलत है।
अगर लाइन के दूसरे छोर पर बैठे व्यक्ति को सुनना मुश्किल है, तो अपने फ़ोन पर आवाज़ बढ़ाएँ। अगर उसे सुनना अभी भी मुश्किल है, तो उसे फोन के करीब बात करने के लिए कहें।
चरण 4. च्युइंग गम चबाते या खाते समय फोन का जवाब न दें।
फोन का जवाब देने से पहले अपना गम थूक दें या अपना खाना निगल लें। आपका मुंह स्पष्ट रूप से बात करने के लिए स्वतंत्र होना चाहिए।
यहां तक कि अगर आप किसी दोस्त से बात कर रहे हैं, तो उसे यह समझने में मुश्किल हो सकती है कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं यदि आपका मुंह भोजन से भरा है।
चरण 5. कॉल समाप्त करने से पहले अपने करीबी लोगों से बात न करें।
कॉल के दौरान, किसी भी बाहरी विकर्षण को अनदेखा करें और कॉल करने वाले को अपना पूरा ध्यान दें। अपने आस-पास के अन्य लोगों के साथ बात न करें या मजाक न करें और फोन पर किसी अन्य व्यक्ति के साथ चुपचाप संवाद करने से बचें।
यहां तक कि अगर फोन पर मौजूद व्यक्ति आपको नहीं सुन सकता है, तो वे देख सकते हैं कि आप बातचीत पर पूरा ध्यान नहीं दे रहे हैं।
टिप्स
- अपने होम फोन के पास एक नोटपैड और पेन रखें ताकि कॉल के दौरान संदेश लेने के लिए आपको कुछ लाने की जरूरत न पड़े।
- जिन लोगों से आप फोन पर बात करते हैं, वे आपकी परवरिश को याद रखेंगे। जब भी आप कुछ मांगें तो "कृपया" कहें। अगर कोई "धन्यवाद" कहता है तो "कुछ नहीं" के साथ जवाब दें।